Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Puranen, Kiviluoto & Co Oy (y-tunnus 3008414-5)
osoite: Kauppakatu 41 A, PL 79, 40100 JYVÄSKYLÄ
puhelin: (014) 4110 600
sähköposti: asianajotoimisto@puranen-kiviluoto.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Asianajaja Annina Heikkilä
osoite: Kauppakatu 41 A, PL 79, 40100 JYVÄSKYLÄ
puhelin: (014) 4110 600, 050 466 1545
sähköposti: annina.heikkila@puranen-kiviluoto.fi
3. Rekisterin nimi
Asianajotoimisto Puranen Kiviluoto & Co Oy:n asiakas- ja toimeksiantorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Asianajotoimisto Puranen, Kiviluoto & Co Oy:n ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja asiakkaan suostumukseen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään oikeuden tai muun viranomaisen määräämän tehtävän hoitamiseksi, laissa säädettyjen velvollisuuksien noudattamiseksi sekä oikeutetun edun toteuttamista varten.
Rekisteriin talletettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Asianajotoimisto Puranen, Kiviluoto & Co Oy:n toimeksiantojen hoitaminen
- Toimeksiantojen laskuttaminen
- Yhteydenpito ja asiakasviestintä
- Asiakasvarojen hallinnointi
- Esteettömyyden varmistaminen uusia toimeksiantoja vastaanotettaessa
- Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten sekä ohjeiden mukaisten säilytys- ja raportointivelvoitteiden täyttäminen
- Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain edellyttämän riskiarvion laatiminen ja sen seuranta
Tietoja voidaan käyttää myös toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään kuitenkin aina henkilötietolain sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
Asiakas- ja toimeksiantorekisteri sisältää seuraavia tietoja:
Yritysasiakkaan nimi ja y-tunnus
Henkilöasiakkaan nimi ja henkilötunnus
Asiakkaan yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Asiakkaan vastapuolen ja tämän avustajan yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Toimeksiannon hoitamista varten tarpeelliset tiedot (nimi ja yhteystiedot) todistajasta, myötäpuolista sekä mahdollisista muista asian käsittelyyn liittyvistä henkilöistä tai yhteisöistä.
Lainsäädännön edellyttämään asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta.
Toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten yhteydenpito ja viestintä (neuvottelut, puhelut, kirjeenvaihdot).
Toimeksiannon hoitamista varten kerätty tai tuotettu aineisto.
Toimeksiannon laskuttamiseen liittyvät tiedot, kuten tiliyhteystiedot ja vakuutustiedot
Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä saadut muut toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot koskien esimerkiksi asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, työpaikkaa, taloudellista tilannetta, varallisuutta, velkoja tai terveydentilaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan saada myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriotteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Tietoja asiakkaan vastapuolesta tai todistajasta saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta.
7. Tietojen säilyttämisajat
Asiakas- ja toimeksiantorekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen asianajotoimiston toiminnan kannalta ottaen huomioon tietojen säilyttämiseen sovellettavan lainsäädännön sekä Suomen Asianajajaliiton antaman ohjeistuksen asettamat velvoitteet.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan Asianajotoimisto Puranen, Kiviluoto & Co Oy:n käytössä.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille paitsi lainsäädännön niin erikseen velvoittaessa, kuten viranomaisten pyytäessä rekisteriin merkittyjä tietoja.
Rekisteritietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, joilla on tekninen pääsy tietojärjestelmiimme niiden ylläpidon sekä muiden tukitehtävien hoitamisen edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi rekisteriin merkittyjä tietoja voi käsitellä asianajotoimiston tilintarkastaja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Kuitenkin kaikkien asianajotoimiston käyttämien palveluntarjoajien kanssa on tehty sopimukset henkilötietojen asiamukaisen käsittelyn varmistamiseksi myös näissä tilanteissa.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan asianajotoimiston työntekijöillä, joilla kaikilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.
Asianajotoimisto Puranen, Kiviluoto & Co Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja on tallennettu asianajotoimiston rekisteriin. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.
Asiakkaalla on oikeus pyytää oikaisemaan häntä koskeva virheellinen tieto. Lisäksi asiakkaalla on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa koneluettavassa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään.
Asiakkaan tulee tehdä tietojensa tarkastuspyynnöt samoin kuin pyynnöt tietojen oikaisemisesta kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietyissä tapauksissa lainsäädäntö tai tietojärjestelmän tekniset ominaisuudet voivat estää asiakkaan pyynnön täysimääräisen toteuttamisen, mutta näissä tapauksissa pyyntö toteutetaan siltä osin, kuin se on täysimääräisen toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai tietoteknisestä syystä huolimatta mahdollista toteuttaa.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat seuraavat: Ratapihantie 9, 6 krs. 00520 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.